Ab dem 01.01.2020 tritt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft

Ab dem 1.1.2020 ist nicht nur die KassenSichV verbindlich sondern auch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBlI S. 3152) . Dieses sieht eine Einzelaufzeichnungspflicht vor, die am Tag nach der Verkündung des Gesetzes in Kraft tritt.

“Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. ” so das Bundesfinanzministerium (siehe Quelle)

Die Kassensicherungsverordnung ist ja eine Verordnung und kein Gesetz. In dieser wird nun festgelegt, wie das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen umzusetzen ist und gibt damit quasi eine Verfahrensanweisung vor.

Obiges sollte ja schon seit 2016 umgesetzt sein, und nun kommen kurzfristig einige Neuerungen auf unsere Kassenkunden zu.

Was sieht die KassenSichV im wesentlichen als Neuerung vor?

  • Belegausgabepflicht: Zu jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden
  • Installation einer „Technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Kassen“.
  • Datenübermittlung an das Finanzamt über eine einheitliche Schnittstelle
  • Meldepflicht für Elektronische Kassen gegenüber dem Finanzamt

Bei der Belegausgabepflicht und Einzelaufzeichnungspflicht sagt das Finanzamt klar, das alle Belege aufzuzeichnen sind, außer wenn es um den Barverkauf an eine Menge von Kunden geht und nicht zumutbar wäre. Zumutbar wird in einer Ergänzung die Einzelaufzeichnung aber nur bei nicht elektronischen Systemen so genannt: Also demnach immer. Das bedeutet, dass dies jedem Discounter ,Kiosk, Einzelhändler und auch z.B. Baustoffhändler zumutbar wäre. Die Neufassung der AO 146 präzisiert das (siehe unten). Sehr schwer umzusetzen ist das auch nicht:

Einzelaufzeichnungspflicht umsetzen:

Heute kann man sehr günstig Systeme und Software zur Speicherung von Daten bekommen. Für kleine Firmen empfehlen wir ecoDMS. Mit ecoDMS wird ein Druckertreiber mitgeliefert, der die Ausgabe als Kopie an das Archivsystem weiter leitet. Ohne Eingriff wird damit jeder Bon der auch ausgedruckt wird automatisch im ecoDMS archiviert. Die Forderung nach einer historischen Übersicht bei der man schnell Lücken sieht ist durch die richtige Ablage nach Belegnummer umsetzbar. Gleiches gilt für alle Ihre Berichte. Wichtig ist es die Erkennung einmal anzuschalten. Dann fungiert ecoDMS im Hintergrund und für Sie bedeutet es kaum Mehraufwand. Hier ist Karley aber ganz klar an Ihrer Seite und kann für Sie die Installation und auch die notwendigen Verfahrensanweisungen verfassen! Wir empfehlen das jedem Kassenkunden so zu machen, denn das BMF schreibt ganz klar “Zumutbarkeit” ist das Kriterium und spezifiziert in der Neufassung der AO 146: Nicht zumutbar nur, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird

Installation einer Technischen Sicherheitseinrichtung für elektronische Kasse

Dazu schreibt das BMFI: Für die Zertifizierung technischer Sicherheitseinrichtungen gelten § 9 des BSI-Gesetzes sowie die BSIZertifizierungs- und -Anerkennungsverordnung vom 17. Dezember 2014 (BGBl. I S. 2231) in der jeweils geltenden Fassung.
Aktuell gilt dieses hier: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/Grundaufzeichnungen/grundaufzeichnungen_node.html

Allerdings gibt es aktuell noch keine verfügbare Sicherheitseinrichtung, die man einsetzen könnte, oder in der eine Kassensoftware diese integrieren könnte auf dem Markt. Sie werden vergebens suchen. Das wissen wohl auch die Behörden, so das informierte Fachkreise munkeln es könnte für die Sicherheitseinrichtung eine Verschiebung geben – aber nur für diese. Sie dürfen sich also nicht ausruhen, sondern sollten die anderen Punkte unbedingt angehen!

Meldepflicht für Elektronische Kassen gegenüber dem Finanzamt

Neu hinzugekommen ist eine Meldepflicht für die verwendeten elektronischen Aufzeichnungs- bzw. Kassensysteme sowie die zertifizierte Sicherheitseinrichtung. Entsprechend haben Steuerpflichtige, die sich ein elektronisches Aufzeichnungssystem anschaffen oder ein solches außer Betrieb nehmen, dies ihrem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats mitzuteilen. Nach amtlichem Vordruck sind dabei Ausführungen zur Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, zur Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern sowie zu den Daten der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme zu treffen. Bereits vorhandene Systeme (bzw. Systeme, die noch vor dem 1. Januar 2020 angeschafft werden) müssen bis zum 31. Januar 2020 angezeigt werden.

Datenübermittlung an das Finanzamt über eine einheitliche Schnittstelle

“Die einheitliche digitale Schnittstelle ist eine Datensatzbeschreibung für den standardisierten Datenexport aus dem Speichermedium nach § 3 Absatz 1 und dem elektronischen Aufbewahrungssystem zur Übergabe an den mit der Kassen-Nachschau oder Außenprüfung betrauten Amtsträger der Finanzbehörde”. ( BMFI) Das ist also etwas das Ihre Kassensoftware umsetzen muss. Dazu haben sich bereits alle großen Kassenhersteller im DFKA zusammengesetzt und die DFKA-Taxonomie Kassendaten erarbeitet. Hier müssen Sie einfach zusehen, dass Ihre Kasse aktuell ist, oder ggf. ein Update kaufen in dem dieser Export implementiert ist.

Brauche ich ab 2020 ein neues Kassensystem?

Das ist pauschal nicht zu beantworten und hängt davon ab, wann Sie welches Kassensystem gekauft haben.

Kassensysteme vor 2010 haben häufig noch nicht mal ein elektronisches Journal oder einen GoBD – ( IDEA) Export. Hier stellt sich die Frage ob die neue BSI Zertifizierung – wenn es Sie gibt nachrüstbar ist und auch eben der Export. Registrierkassen können häufig nicht erweitert werden, Computerkassen schon. Das wäre also den Kassenhersteller zu fragen. Registrierkassen nach 2016 haben bereits ein elektronisches Journal. Ob dort aber die Sicherheitsvorrichtung hinzugefügt werden kann ist fraglich. Flexibler ist man da mit einer Computerkasse. Hier muss man häufig nur Software Updates einspielen. Insofern man keinen Service-Vertrag mit seinem Anbieter ( Software Hersteller) hat, ist die Kassensoftware vermutlich veraltet und bietet das nicht. In dem Fall muss man ein Update kaufen, oder aber eventuell auch gleich einen Service Vertag. Das ist im Einzelfall zu klären. Damit sollten Sie aber auf keinen Fall warten, denn die Fristen stehen. Eventuell gibt es noch eine Verschiebung für die BSI Sicherheitseinrichtung, da es hier noch kein einziges Angebot gibt, aber der Rest ist umsetzbar und damit wird es vermutlich keine Fristverlängerung geben.

Alleine gelassen?

Karley kann prinzipiell in Projekten als auch bei einzelnen Kassen unterstützen, wenn Sie nicht weiter kommen. Unsere Dienstleistungen umfassen u.A:

  • Update des Kassensystem, Beschaffung von Updates
  • Installation und Schulung des Archivsystems
  • Erstellung einer Verfahrensanweisung zur Archivierung
  • Überprüfung der Kassensysteme und Aktualität
  • Hilfe bei der Meldung der Kasse beim Finanzamt
  • – — und wenn es soweit ist auch die Installation des Sicherheitsmoduls

Gerne kontaktieren Sie uns zu dem Thema und Ihren Fragen auch telefonisch: 02361-979231-55. Wir sind keine Rechtsberater oder Steuerberater, sondern ein IT-Systemhaus. Aus diesem Grund haben wir Ihnen auch oben die Quellen zur eigenen Information und Überprüfung der Fakten beigefügt, um sich Ihr eigenes Bild über die notwendigen Maßnahmen bilden zu können.

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